Política de Privacidade e Proteção de Dados

A Loki Soluções Corporativas Ltda, inscrita no CNPJ sob o nº 63.809.730/0001-58 e com sede na Av. Prof. Francisco Morato, 4886, Conj 187, Vila Sonia, São Paulo/SP, CEP 05520-200, doravante denominada "Loki" ou "Nós", está comprometida com a proteção da privacidade e dos dados pessoais de seus clientes, parceiros e visitantes.

Esta Política descreve o tratamento de dados no site e na plataforma de software de gestão financeira com recursos de inteligência artificial da Loki. As operações disponíveis dependem das funcionalidades contratadas, das integrações habilitadas e das instruções do Cliente. A política complementa os Termos de Uso; sua publicação não comprova a implementação ou auditoria dos controles descritos.

1. Conceitos e Definições (LGPD)

Para facilitar o entendimento, adotamos as definições da Lei Geral de Proteção de Dados (Lei nº 13.709/2018):

• Controlador: Quem decide as finalidades e os elementos essenciais do tratamento. O Cliente é, em regra, controlador dos dados que insere para suas atividades. A Loki é controladora dos tratamentos para finalidades próprias descritas na seção 3. O papel depende da operação efetivamente realizada, não apenas do nome dado no contrato.
• Operador: Quem trata dados em nome do controlador e conforme suas instruções documentadas. A Loki atua nessa condição ao processar os dados das operações do Cliente para prestar o software.
• Dado pessoal: Informação sobre pessoa natural identificada ou identificável, incluindo identificadores, dados financeiros e bancários associados a uma pessoa.
• Dado pessoal sensível: Dado sobre origem racial ou étnica, religião, opinião política, filiação sindical ou a organização religiosa, filosófica ou política, saúde, vida sexual, genética ou biometria vinculada a uma pessoa natural. Documentos financeiros, como holerites, podem revelar dados sensíveis conforme seu conteúdo; salário e dados bancários, isoladamente, não são automaticamente sensíveis.
• Tratamento: Toda operação realizada com dados pessoais, como coleta, produção, recepção, classificação, utilização, acesso, reprodução, transmissão, distribuição, processamento, arquivamento, armazenamento, eliminação, avaliação ou controle da informação.

2. Dados que Coletamos

A coleta de dados varia conforme sua interação conosco:

2.1. Visitantes do Site (Leads)

• Contato e demonstração: nome, empresa, e-mail, telefone, segmento e faixa de faturamento informados no formulário, além do idioma, fuso horário e página de origem da solicitação.
• Contratação pelo site: identificação da empresa e de seu representante, CNPJ, plano escolhido e registros da contratação e de declaração de pagamento, conforme o fluxo utilizado.
• Origem da solicitação: página de entrada, referência de navegação, parâmetros de campanha (UTMs) e identificadores de clique publicitário quando autorizados. Parâmetros de origem presentes na própria solicitação podem acompanhá-la mesmo sem consentimento de marketing; isso não autoriza rastreamento persistente ou compartilhamento publicitário sem a base correspondente.
• Funcionamento e segurança: informações técnicas de conexão, navegador e dispositivo, verificações contra bots, registros de erros, acesso e preferências de cookies. Identificadores e registros técnicos podem ser dados pessoais; não são considerados anônimos apenas por não conterem um nome.

Medição de anúncios da OpenAI

Somente após seu aceite em Publicidade e Marketing, o Pixel da OpenAI pode detectar automaticamente nome, e-mail e telefone em formulários e outras fontes reconhecíveis da página. Esses dados são normalizados e convertidos em hashes SHA-256 no navegador; os hashes podem ser enviados à OpenAI para correspondência e atribuição de conversões dos anúncios da Loki. Não enviamos esses campos em texto aberto no evento de conversão. Hashing não torna esses dados anônimos.

A medição também utiliza identificadores de clique e navegador, horário, evento e identificador aleatório do lead. O SDK pode incluir origem e caminho da página e da referência, sem query ou fragmento. O envio envolve comunicação com servidores da OpenAI, que recebem metadados de rede, como IP e informações do navegador. A coleta automática é uma capacidade do SDK e não depende de preenchermos manualmente esses campos no evento. A documentação do fornecedor também descreve outros campos suportados, como localização quando disponíveis em fontes reconhecíveis; não enviamos esses campos manualmente.

Você pode recusar marketing e continuar usando o formulário, ou revogar o consentimento pelo painel de cookies. A revogação interrompe a medição futura e remove os cookies de referência do Pixel; não desfaz envios anteriores. Os cookies próprios __oppref e __obref têm duração solicitada de 30 e 365 dias, respectivamente; isso não define o prazo de retenção dos dados recebidos pela OpenAI.

Saiba mais: Medição da OpenAI. Para dúvidas ou solicitações sobre seus dados: [email protected].

2.2. Clientes e usuários da plataforma

Conforme os recursos utilizados, poderão ser tratados:

• Cadastro e assinatura: identificação da empresa, representantes e usuários autorizados, contatos, registros de aceite, permissões, cobrança e atendimento. Documentos de representação devem ser limitados ao necessário.
• Operações financeiras: extratos, arquivos OFX, lançamentos, valores, chaves Pix, identificadores de contas, documentos fiscais, contratos e dados de clientes, empregados e fornecedores presentes nos registros enviados pelo Cliente.
• Recursos de IA: documentos submetidos para extração e classificação, instruções, contexto necessário à solicitação, respostas, sugestões e registros das ações automatizadas. O envio deve se limitar ao necessário à funcionalidade habilitada.
• Integrações: autorizações, credenciais bancárias destinadas a APIs, identificadores e segredos de aplicação, tokens técnicos e, nas modalidades compatíveis e habilitadas, certificados digitais fiscais, chaves privadas e respectivas senhas quando necessárias. O armazenamento é limitado aos recursos autorizados; não constitui autorização de acesso bancário irrestrito. Esses segredos não devem ser enviados por formulários públicos, mensagens de suporte ou instruções de IA, nem se confundem com senhas bancárias pessoais ou tokens de aprovação final.
• Segurança e suporte: registros de acesso, ações e erros, solicitações de atendimento e registros de incidentes, conforme a finalidade e os prazos da seção 7.

O Cliente deve evitar documentos e campos desnecessários. Havendo dados sensíveis em documentos, o tratamento exige hipótese específica do art. 11 da LGPD, instruções compatíveis e salvaguardas proporcionais. Esses dados não podem ser destinados ao treinamento próprio da Loki.

2.3. Autenticação com a biometria do dispositivo

No login que utiliza a biometria do próprio aparelho, como Face ID, o reconhecimento é realizado pelo sistema de autenticação do dispositivo. A Loki não recebe nem armazena imagens do rosto, impressões digitais ou modelos biométricos utilizados nesse reconhecimento. São tratados o resultado da autenticação e os registros técnicos necessários à segurança da conta, conforme a modalidade utilizada.

Identificadores técnicos de conta ou de credenciais não são cópias da biometria nem um “identificador facial” fornecido pelo Face ID. A biometria cadastrada permanece sob os controles do dispositivo; sua configuração, alteração e exclusão são realizadas nos ajustes do sistema. Encerrar a conta na Loki não apaga a biometria do aparelho.

Esse recurso não constitui coleta de imagens para reconhecimento facial pela Loki, verificação de identidade por selfie ou autorização de uso de biometria para treinamento de IA. Saiba mais sobre o funcionamento do exemplo citado na documentação de privacidade do Face ID da Apple.

3. Finalidades, papéis e bases legais

3.1. Quando a Loki atua como controladora

O legítimo interesse não é autorização genérica: exige finalidade concreta e legítima, avaliação das expectativas e dos direitos dos titulares, minimização, transparência e salvaguardas. A Loki deve documentar esse balanceamento e oferecer canal para oposição e análise do caso. Essa base não se aplica a dados pessoais sensíveis.

3.2. Quando a Loki atua como operadora

A Loki trata dados para organizar registros, conciliar transações, processar documentos, gerar relatórios e executar automações e integrações habilitadas, conforme instruções documentadas do Cliente. O Cliente deve definir e demonstrar a base legal adequada a cada finalidade e categoria de titular, inclusive dados de empregados, fornecedores e clientes.

O contrato entre empresas não torna automaticamente essas pessoas partes da assinatura e não é base universal para tratar seus dados. Instruções do Cliente tampouco substituem a base legal exigida. A Loki deve respeitar os limites legais, restringir o tratamento ao necessário e cooperar com o controlador no atendimento aos titulares.

3.3. IA, anonimização e treinamento

O processamento por IA para atender uma solicitação não autoriza treinamento. A Loki não autoriza fornecedores a usar dados, documentos, instruções ou respostas do Cliente para treinar ou aprimorar modelos próprios ou de terceiros. Essa restrição deve constar das condições contratuais e das configurações aplicáveis.

O desenvolvimento, a avaliação e o treinamento de modelos próprios da Loki somente podem utilizar dados após anonimização efetiva. Receber, selecionar e anonimizar dados ainda é tratamento de dados pessoais. Quando determinar essa etapa para finalidade própria, a Loki atua como controladora e deve documentar a finalidade, a base legal por categoria, a necessidade, a transparência e as salvaguardas antes de realizá-la. O contrato empresarial, sozinho, não legitima o uso de dados de terceiros.

Dados pessoais sensíveis não podem ser usados nem nas operações preparatórias de seleção e anonimização para treinamento próprio. Uma base legal aplicável à rotina financeira ou trabalhista do Cliente não autoriza essa finalidade. Também ficam excluídos dos conjuntos de treinamento dados pessoais identificados ou identificáveis, certificados, chaves privadas, senhas, tokens e outros segredos de autenticação.

A anonimização deve impedir a identificação por meios próprios ou esforços razoáveis, considerando contexto, tecnologia, cruzamentos possíveis com outras bases mantidas e risco de reprodução de registros pelo modelo. A Loki deve documentar essa avaliação. Remover nomes, substituir por códigos, aplicar hashing ou pseudonimizar não basta automaticamente. A Loki deve proteger também a identidade empresarial e os segredos comerciais do Cliente, sem tentar reidentificar titulares nem permitir uso dos conjuntos por terceiros para fins próprios. Sem base legal para a preparação, anonimização demonstrável e proteção do sigilo empresarial, não poderá haver esse uso.

4. Segurança, sigilo e incidentes

A Loki deve adotar medidas técnicas e organizacionais proporcionais aos riscos, incluindo:

• Restrição de acessos por função e necessidade, revisão de permissões e autenticação adequada ao risco.
• Proteção dos dados em trânsito e armazenados, gestão de segredos e separação entre dados de clientes.
• Compromissos de confidencialidade, instruções aos colaboradores e fornecedores e registros necessários à apuração de acessos e ações.
• Procedimentos de prevenção, resposta e recuperação de incidentes, bem como eliminação e restauração compatíveis com a seção 7.

Estas obrigações não constituem declaração de certificação, auditoria realizada ou segurança absoluta. A ausência de garantia absoluta não afasta responsabilidade por medidas inadequadas ou descumprimento de obrigações.

Certificados e chaves somente podem ser utilizados nas modalidades cuja compatibilidade com o tipo de certificado, a política da autoridade certificadora, o controle do titular e o arranjo legal aplicável esteja demonstrada; caso contrário, a modalidade não poderá ser habilitada. Não se autoriza uso humano independente pela Loki ou seus fornecedores, nem disponibilização de chaves privadas ou senhas em texto aberto para consulta humana. As permissões devem respeitar as instruções e a possibilidade de revogação, nos termos da seção 4 dos Termos de Uso.

Ao conhecer incidente envolvendo dados tratados em nome do Cliente, a Loki deverá avisá-lo sem demora indevida e em até 48 horas, com as informações disponíveis e complementações posteriores. O escalonamento não se limita ao horário comercial nem deve aguardar perícia final.

O controlador deve avaliar e realizar as comunicações legalmente exigidas. Quando atuar como controladora, a Loki deverá comunicar a ANPD e os titulares em caso de risco ou dano relevante, em regra em 3 dias úteis, conforme a Resolução ANPD nº 15/2024 e eventuais regras específicas aplicáveis. O prazo contratual de 48 horas não substitui nem reinicia prazos regulatórios. A Loki deve cooperar com o Cliente nas comunicações de sua responsabilidade.

5. Compartilhamento de dados

A Loki não vende seus dados. O compartilhamento deve ser limitado à finalidade, à base legal e às funcionalidades utilizadas:

• Infraestrutura de nuvem, bancos de dados, armazenamento e backups: hospedagem do software e conservação dos dados necessários à operação, com acesso e uso limitados à prestação desses serviços.
• Modelos e serviços de IA: processamento dos documentos, instruções e contexto necessários à funcionalidade habilitada, sem autorização para treinamento pelos fornecedores, conforme a seção 3.3.
• Comunicação, atendimento e gestão comercial: tratamento de contatos, solicitações, registros de contratação e cobrança, inclusive em sistemas de CRM e planilhas de gestão. Esses registros não autorizam o envio de campanhas opcionais sem a base correspondente.
• Segurança e diagnóstico técnico: verificação contra bots e tratamento de falhas e eventos técnicos. No site, são utilizados recursos como Cloudflare Turnstile e Sentry; a minimização dos eventos não torna todos os identificadores ou metadados de conexão anônimos.
• Instituições e destinatários definidos pelo Cliente: bancos, sistemas fiscais e profissionais autorizados, somente nas integrações e instruções habilitadas. A assinatura não substitui autorizações específicas ou consentimentos regulados exigidos pela integração.
• Análise de navegação e medição de anúncios do site: ferramentas como Google, Microsoft Clarity, LinkedIn e OpenAI, conforme a finalidade, as categorias e as escolhas descritas nas seções 2.1 e 9. Essa medição é distinta do processamento dos dados financeiros do Cliente pelos recursos de IA da plataforma.
• Autoridades e defesa de direitos: quando houver obrigação legal, ordem válida ou necessidade de exercício regular de direitos, com compartilhamento limitado ao pertinente.

As categorias acima descrevem as funções dos prestadores, sem constituir uma lista nominal exaustiva dos fornecedores de nuvem ou de modelos de IA. A Loki deve manter o inventário atualizado dos agentes envolvidos, de suas funções e localidades de tratamento e disponibilizar a identificação dos destinatários e as demais informações exigidas aos Clientes e titulares. A descrição por categorias não substitui a transparência específica devida, inclusive nas transferências internacionais.

6. Transferência internacional de dados

As aplicações da Loki são hospedadas em infraestrutura no Brasil e nos Estados Unidos. Isso não significa que todos os fornecedores de IA, suporte ou demais integrações limitem seu processamento, acesso e transferências posteriores a esses dois países. Os agentes e locais de cada operação devem ser identificados, inclusive quando a infraestrutura do fornecedor for distinta da hospedagem da aplicação.

Armazenamento, processamento ou acesso por agente no exterior, inclusive em integrações e medição de anúncios, pode caracterizar transferência internacional. A transferência somente poderá ser ativada após a identificação dos agentes, países, finalidades e transferências posteriores pertinentes e a adoção de mecanismo válido dos arts. 33 a 36 da LGPD e da Resolução ANPD nº 19/2024, além da base legal do tratamento.

Certificações, criptografia, consentimento genérico de marketing ou aceite da assinatura não substituem esse mecanismo. Quando forem adotadas as cláusulas-padrão brasileiras, elas deverão integrar integralmente e sem alteração instrumento firmado entre exportador e importador; a menção nesta Política não celebra esse instrumento.

Antes da ativação, a Loki deverá disponibilizar no fluxo da integração configurada e no aviso público de transferências em português vinculado a esta Política as informações exigidas: agentes e respectivos papéis, países de destino, finalidade, duração, categorias de dados, responsabilidades, mecanismo utilizado, direitos e canal de atendimento. Mudanças relevantes devem atualizar essas informações. Não basta disponibilizá-las apenas sob pedido quando houver dever de transparência pública.

Informações e documentos também podem ser solicitados a [email protected]. Quando aplicáveis as cláusulas-padrão, deverá ser fornecido seu texto em até 15 dias do pedido, observadas as ressalvas legais de sigilo. Esta Política não afirma que todos os fornecedores utilizam um mesmo mecanismo ou que uma transferência está regularizada apenas por estar descrita aqui.

7. Retenção, exportação e eliminação

Os prazos dependem da categoria e da finalidade. Para dados de operação da plataforma, aplicam-se as regras da seção 16 dos Termos de Uso:

• Durante a assinatura: conservação apenas dos dados necessários às funcionalidades e finalidades autorizadas.
• Após o encerramento: janela de 30 dias corridos para pedir exportação. Encerrada a janela, eliminação dos ambientes ativos em até 30 dias adicionais, ressalvados pedidos pendentes e exceções legais.
• Pedidos de exportação pendentes: preservação somente dos dados indispensáveis em cópia segregada e restrita, sem uso operacional ou para treinamento, até a entrega. Essa cópia deve ser eliminada em até 10 dias corridos após a entrega, salvo exceção legal. O pedido não autoriza reter os demais dados nem ampliar o prazo de atendimento.
• Backups residuais: eliminação pelo ciclo de rotação em até 90 dias do encerramento, sem uso operacional ou para treinamento; pedidos pendentes não prorrogam esse prazo. Se houver restauração para recuperação, as instruções de eliminação devem ser reaplicadas.
• Certificados, chaves e credenciais: seguem a cessação de uso e eliminação da seção 4 dos Termos; não ficam disponíveis para operação durante a janela de exportação nem são exportados em texto aberto.
• Autenticação do dispositivo: a Loki não mantém uma base de imagens ou modelos biométricos desse reconhecimento para eliminar. Identificadores técnicos de credenciais, quando utilizados, devem permanecer vinculados apenas enquanto necessários ao acesso autorizado e ser desativados quando o vínculo ou a conta forem encerrados; os registros de acesso e segurança seguem seus prazos próprios. A exclusão da biometria do aparelho depende dos controles do próprio dispositivo.
• Registros de acesso à aplicação: guarda por 6 meses, sob sigilo e segurança, quando exigida pelo art. 15 do Marco Civil da Internet, ressalvada preservação adicional legalmente exigida. Isso não significa guardar toda a base financeira, documentos ou instruções de IA por esse prazo.
• Registros de incidentes de segurança: guarda mínima de 5 anos, conforme a Resolução ANPD nº 15/2024, sem estender automaticamente esse prazo aos dados envolvidos.
• Contratação, cobrança e outras exceções legais: somente registros necessários à obrigação legal ou regulatória ou ao exercício regular de direitos, pelo prazo aplicável e com acesso restrito. Não há retenção geral de cinco anos de toda a base financeira.
• Contato, consentimentos e marketing: dados de contato enquanto necessários ao atendimento ou à finalidade autorizada; após revogação, cessa o uso opcional. Poderão permanecer apenas os registros necessários para cumprir obrigações ou demonstrar o atendimento à preferência e exercer direitos, pelo prazo pertinente. Os prazos dos cookies da seção 2.1 não definem a retenção do destinatário.

Dados efetivamente anonimizados poderão ser conservados nessa condição, observados a seção 3.3 e o sigilo empresarial. Ao cessar a finalidade e inexistir fundamento de conservação, os dados pessoais devem ser eliminados ou legitimamente anonimizados.

A exportação comercial é distinta do direito de acesso do titular. O prazo contratual de entrega é de 10 dias úteis do pedido com os elementos necessários de identificação e representação. A verificação ou indicação objetiva de elementos faltantes deve ocorrer em até 2 dias úteis; demora interna não adia a contagem. A data inicial do pedido preserva a janela de exportação. Admite-se uma única prorrogação justificada de até 10 dias úteis, comunicada antes do vencimento. Dívidas não autorizam reter dados como garantia. Esses prazos não ampliam os prazos legais dos titulares.

8. Direitos dos titulares

Nos termos e limites da LGPD, você pode solicitar:

• Confirmação do tratamento e acesso aos seus dados.
• Correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados.
• Anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários, excessivos ou tratados em desconformidade.
• Portabilidade, observada a regulamentação e os segredos comercial e industrial.
• Eliminação dos dados tratados com consentimento, ressalvadas hipóteses legais de conservação; informação sobre a possibilidade de não consentir e suas consequências; e revogação do consentimento.
• Informação sobre entidades com as quais houve compartilhamento.
• Oposição ao tratamento sem consentimento quando houver descumprimento da LGPD.
• Revisão de decisões tomadas unicamente com base em tratamento automatizado de dados pessoais que afetem seus interesses e informações claras sobre critérios e procedimentos, respeitados os segredos comercial e industrial. Nem toda extração de documento ou sugestão de IA é uma decisão dessa natureza.
• Peticionar à ANPD e aos órgãos de defesa do consumidor competentes.

A confirmação e o acesso serão providenciados imediatamente em formato simplificado, ou por declaração clara e completa em até 15 dias corridos do requerimento, conforme o art. 19 da LGPD. Esse não é um prazo universal para todos os direitos.

Entre em contato pelo canal da seção 10. A identificação e a representação serão verificadas de forma proporcional, sem coleta excessiva. Quando operar em nome do Cliente, a Loki deverá encaminhar a solicitação ao controlador e cooperar no atendimento, sem usar esse encaminhamento para afastar seus próprios deveres. Restrições ou impossibilidade de atendimento devem ser explicadas com o respectivo fundamento. O encerramento da assinatura e da janela de exportação não extingue direitos sobre dados ainda tratados.

9. Cookies e Tecnologias de Rastreamento

O site distingue cookies necessários de tecnologias opcionais de análise e marketing. Cookies necessários atendem ao funcionamento e à gestão das preferências. As categorias opcionais dependem das escolhas no painel de cookies; o consentimento não é condição para enviar o formulário de contato nem para aceitar o contrato do software. Navegação, parâmetros de campanha e identificadores de cookies não são automaticamente anônimos.

Google, análise e conversões. Quando configurado, o Google Tag Manager pode carregar antes da escolha no painel, com os sinais de armazenamento de análise, publicidade, uso de dados para anúncios e personalização inicialmente definidos como negados. Esse modo não equivale a bloquear toda comunicação de rede: conforme a configuração das tags, pode haver medição sem cookies. A existência de sinais negados não substitui a avaliação da base legal e da necessidade desses tratamentos.

Após consentimento de marketing, e-mail e telefone informados no formulário podem ser normalizados e convertidos em hashes SHA-256 no navegador para correspondência e atribuição de conversões pelo Google. Esses valores continuam sujeitos à proteção de dados; hashing não os torna anônimos. Eventos de navegação e conversão podem conter página, idioma, origem da campanha e identificador da solicitação.

Outras tecnologias opcionais. Microsoft Clarity é utilizado para análise da navegação após autorização da categoria de análise. LinkedIn Insight e o Pixel da OpenAI dependem da categoria de marketing. Registros de origem associados ao formulário e necessários ao atendimento são distintos da autorização para medição publicitária. O armazenamento persistente de atribuição de marketing no navegador depende dessa autorização, tem validade de até 90 dias e é removido quando ela é revogada; isso não elimina automaticamente os registros da solicitação já recebida.

O Pixel da OpenAI e seus cookies estão detalhados na seção 2.1. Você pode recusar categorias opcionais e rever suas escolhas pelo painel de cookies ou usar os controles do navegador. A revogação impede o uso futuro sujeito ao consentimento, mas não desfaz tratamentos anteriores lícitos nem substitui pedidos de eliminação ou outros direitos.

10. Canal de privacidade e atendimento ao titular

Para dúvidas e exercício de direitos, utilize nosso canal de privacidade e atendimento ao titular:

E-mail: [email protected]

Endereço: Av. Prof. Francisco Morato, 4886, Conj 187, Vila Sonia, São Paulo - SP, 05520-200

11. Alterações nesta Política

Esta Política poderá ser atualizada para refletir mudanças legais e no tratamento. A versão publicada indicará a data de revisão. Alterações relevantes de finalidades, compartilhamentos ou direitos deverão ser informadas de modo acessível antes do novo tratamento, quando exigido.

Uma atualização não converte o aceite contratual em consentimento nem autoriza retroativamente finalidade incompatível. Quando necessário, será solicitado novo consentimento específico.